各部門,、各單位：

為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，確保2024年度各類檔案材料的完整收集,、規(guī)范整理和及時(shí)歸檔,，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研,、管理等各項(xiàng)工作中的重要作用,，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合《河南中醫(yī)藥大學(xué)檔案管理暫行辦法》的要求,，現(xiàn)將我校2024年檔案移交工作有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一,、歸檔范圍

2024年1月1日至12月31日學(xué)校在教學(xué)、科研,、管理和其他各項(xiàng)工作,、活動(dòng)中形成的具有歷史保存價(jià)值的文件材料，包括文件,、報(bào)表,、聲像、實(shí)物,、電子檔案等不同形式,、載體的材料。主要包括：

1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與學(xué)校有直接關(guān)系并需貫徹執(zhí)行的文件材料,。

2.校黨委,、校行政發(fā)文、會議記錄,、會議紀(jì)要,、工作總結(jié)、工作計(jì)劃及各部門的工作總結(jié)與工作計(jì)劃等,。

3.學(xué)校各部門以學(xué)校名義與外單位簽訂的協(xié)議,、合同等（注：凡加蓋學(xué)校公章的協(xié)議、合同等原件,，必須歸檔）,。

4.學(xué)校各部門的各種年度報(bào)表及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等，包括：基層報(bào)表,、科研成果,、招生人數(shù),、招生錄取表、學(xué)生信息卡,、畢業(yè)生成績單,、基本建設(shè)情況、財(cái)務(wù)賬簿,、固定資產(chǎn)等,。

5.學(xué)校的各種出版物，包括：學(xué)術(shù)雜志,、校報(bào)等,。

6.學(xué)校舉辦重大活動(dòng)和應(yīng)對突發(fā)事件所形成的材料，包括黨代會,、教代會、運(yùn)動(dòng)會,、開學(xué)典禮,、畢業(yè)典禮、慶祝教師節(jié)等所形成的文字,、圖片,、聲像等資料。

7.學(xué)校各部門圍繞本科教學(xué)工作合格評估整改,、重點(diǎn)學(xué)科,、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)及申請碩士,、博士學(xué)位重點(diǎn)立項(xiàng)培育單位等相關(guān)材料,。

8.以學(xué)校名義獲得的廳級以上證書、獎(jiǎng)牌,、獎(jiǎng)杯,、錦旗、重要題詞以及校際交流中獲贈(zèng)的具有保存價(jià)值的實(shí)物等應(yīng)隨相關(guān)紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔,。

9.電子文件,、照片、錄像等各種載體文件材料應(yīng)隨相應(yīng)紙質(zhì)文件材料同時(shí)歸檔,。

10.其他應(yīng)歸檔的文件材料（詳見附件1《河南中醫(yī)藥大學(xué)文件歸檔范圍》）,。

11.2024年以前因特殊原因未及時(shí)歸檔須補(bǔ)充歸檔的文件材料，請整理好后一并歸檔,。

二,、工作要求

1.檔案工作是學(xué)校管理工作的重要組成部分，是各單位,、各部門工作成績的歷史見證,。高質(zhì)量做好檔案移交工作是各單位,、各部門應(yīng)盡的職責(zé)，要高度重視檔案移交工作,，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人,，集中時(shí)間和精力，嚴(yán)格對照歸檔要求,，做好各類檔案的移交工作,，確保按時(shí)完成檔案移交任務(wù)。

2.各部門,、各單位兼職檔案員要本著對學(xué)校歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度,，做好2024年各類檔案的收集移交工作，以確保學(xué)校檔案的完整性,。

3.各部門,、各單位將經(jīng)過初步整理的檔案資料移交到學(xué)校檔案館時(shí)，須同時(shí)填寫并打印“2024年度檔案資料移交清單”（見附件2）,，清單一式兩份,，單位領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后，連同檔案資料一并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案館,，經(jīng)檔案人員逐項(xiàng)驗(yàn)收無差錯(cuò)后,，雙方簽字并各持一份備查。

4.文件類的歸檔材料以“件”為單位歸檔,，OA辦公系統(tǒng)中形成的電子文件要求紙質(zhì),、電子雙套制歸檔。

5.報(bào)表,、名冊,、圖冊等已裝訂并符合裝訂要求的材料，以冊（本）為單位移交,。

6.歸檔材料須是原件,，復(fù)印件原則上不得歸檔。

7.合同,、協(xié)議：原件確保該合同或協(xié)議印章,、簽字、日期完整有效,。

8.聲像檔案：錄音,、錄像光盤的外盒上應(yīng)貼上標(biāo)簽,并附有文字說明，內(nèi)容包括事由,、時(shí)間,、地點(diǎn)、人物；照片要求每張照片都做好文字說明,，內(nèi)容包括事由,、時(shí)間、地點(diǎn),、人物,。

9.實(shí)物檔案：標(biāo)明實(shí)物名稱、獲得時(shí)間和頒贈(zèng)單位,。

10.電子檔案：標(biāo)明與紙質(zhì)檔案相符的標(biāo)題及時(shí)間,。

三、歸檔時(shí)間和移交地點(diǎn)

1.時(shí)間：即日起至2025年4月30日

2.地點(diǎn)：龍子湖校區(qū)俊學(xué)樓B207室

3.歸檔須知：

文書類檔案：請于2025年4月30日前移交進(jìn)館,。

學(xué)籍類檔案：在完成一個(gè)培養(yǎng)周期（即一屆學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)）當(dāng)年寒假前一次性歸檔,。

財(cái)會檔案：當(dāng)年形成的檔案需由財(cái)務(wù)處臨時(shí)保管滿一年后，再移交檔案館,。

科研（課題）類項(xiàng)目檔案：在項(xiàng)目完成,，通過鑒定驗(yàn)收后2個(gè)月內(nèi)歸檔。

基建類檔案：在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔,。

四,、歸檔程序

1.歸檔材料移交時(shí)，交接雙方當(dāng)面清點(diǎn)核對,，符合歸檔規(guī)范要求的進(jìn)行驗(yàn)收并辦理移交手續(xù)，不符合要求的由兼職檔案員整理好后再移交,。

2.歸檔單位在移交歸檔材料時(shí)需提交《2024年度檔案資料移交清單》,，移交單一式兩份，交接雙方簽字并加蓋部門公章后各留存一份,。

3.電子檔案及歸檔材料移交清單的電子稿須同時(shí)發(fā)送至郵箱[email protected],。

4.未盡事宜請與檔案館檔案利用部聯(lián)系。聯(lián)系人：吳老師,、白老師,，聯(lián)系電話：55668158。

檔案館

2025年3月27日